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TÉCNICAS DE MANTER A CAIXA DE ENTRADA DE E-MAILS ORGANIZADA

TÉCNICAS DE MANTER A CAIXA DE ENTRADA DE E-MAILS ORGANIZADA
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Muito importante ter a caixa de e-mails organizada

 

Você verifica no escritório e em casa, você verifica de manhã, à noite, durante o jantar e até no meio da noite. Nos velhos tempos de desktop, o email era uma curiosidade, mas na era do smartphone, é uma necessidade e muito mais, é um dos fatos básicos da vida empresarial.

Quando você trabalha por conta própria, pode começar a sentir que verificar e-mails é o seu trabalho e que o trabalho real é algo que você só faz quando a caixa de entrada é peneirada, classificada e esvaziada. O problema é que os e-mails continuam se acumulando.

Eles caem do céu digital como pingos de chuva, um após o outro após o outro, e a menos que você queira se afogar, você precisa encontrar uma maneira de manter sua caixa de entrada organizada.

Passos para uma caixa de entrada de e-mails melhor..

 

1. SEJA PROATIVO

 

Siga a regra dos dois minutos. Se você puder responder a um e-mail em menos de dois minutos, é sempre melhor responder imediatamente. Faça isso, delete, esqueça. De todas as dicas infalíveis para manter sua caixa de entrada livre de desordem, esta é a mais difícil, mas a mais gratificante. Há milhares de razões, boa , para adiar a resposta a um e-mail, mas se você puder criar um hábito de escrever respostas concisas e simples imediatamente, você economizará muito tempo e problemas no futuro.

Quando você trabalha por conta própria, pode começar a sentir que checar seus e-mails é o seu trabalho, e o trabalho real é algo que você só faz quando sua caixa de entrada é esvaziada.

Um único perigo oculto: o Emailer Serial! O SE come, respira e dorme e-mail, e os Emails Seriais estão sempre à procura de companheiros de viagem. Você pode, inadvertidamente, encorajar um SE respondendo rápido demais, caso em que você se arrisca a ser sugado para um interminável e inútil vai-e-vem.

A melhor proteção contra o SE é um tom profissional e nítido. Não se envolva em brincadeiras e não traga nada pessoal. Tão educadamente quanto possível, deixe o SE saber que você considera o seu negócio com eles terminado. Eventualmente, eles encontrarão outro correspondente para pegar.

 

2. EXCLUIR, EXCLUIR, EXCLUIR

 

Muitos  têm medo da tecla “delete”. Por quê? Se você está enterrado no seu pescoço em e-mails, então este pequeno quadrado de plástico é seu melhor amigo. Comece excluindo todos os listserv, newsletter e flyer em sua caixa de entrada ou, no mínimo, rotule-os e coloque-os em uma pasta separada.

Você pode configurar seu servidor de e-mail para iniciar solicitações de arquivamento automático e boletins informativos, que não apenas sobrecarregam sua caixa de entrada, mas agem como uma isca tentadora toda vez que você está procurando por uma desculpa para procrastinar.

Além disso, exclua ou arquive os e-mails com os quais você já respondeu. Quando você receber uma nova mensagem, o tópico de e-mail reaparecerá na sua caixa de entrada, mas enquanto isso você pode abrir espaço e dar um pouco de espaço para você, guardando-os em uma gaveta digital.

Manter os segmentos de e-mail antigos em sua caixa de entrada dificulta a localização e a resposta a novos e-mails.

 

 

3. FAÇA DO E-MAIL UMA TAREFA DE AFAZERES 

 

É fácil se sentir sobrecarregado pelo e-mail quando você o verifica a cada dez minutos. Não há necessidade de se preocupar dez vezes por dia com um e-mail que requer mais atenção. Faça com que os e-mails importantes respondam a um item da sua lista de tarefas, caso contrário, o e-mail se tornará sua lista de tarefas a fazer.

Sinalize e classifique e-mails que você não pode responder em dois minutos e dedique uma hora todos os dias para se concentrar exclusivamente em responder às mensagens mais importantes e urgentes.

Um dos perigos  do email é que o acesso constante às nossas caixas de entrada nos treinou para estar sempre fazendo outra coisa – dirigindo, comendo, falando ao telefone – enquanto checamos e respondemos às nossas mensagens. Torne o email uma tarefa independente e você se tornará um respondedor muito mais eficiente.

 

4. NÃO DEIXE TUDO NA CAIXA DE ENTRADA

 

O nome já diz tudo caixa de entrada, ou seja seus e-mails deveriam chegar ali com um objetivo e depois ir pra outro lugar. Nossa dica para organizar e-mails é de dixar sua caixa de entrada com os assuntos que não tenham resolvidos e assim que forem concluídos mova-os para uma pasta específica.

 

5. CRIANDO PASTAS COM CRITÉRIO

 

Na dica anterior sugerimos mover os e-mails resolvidos para uma pasta específica, aqui começa a grande polêmica, pois cada um tem um critério ou modo de trabalho, o que acontece geralmente é que vamos criando diversas pastas e subpastas achando que é a melhor forma de organizar e-mails, o problema é criar essas pastas sem um critério vai tomar mais seu tempo, passando o dia arrastando mensagens pra lá e pra cá.

A dica é seja mais objetivo na criação das pastas e evite fazer muitos níveis de subpastas, vai ver que na hora de pesquisar um e-mail fica bem mais simples.

 

6. CRIE UM ARQUIVO MORTO

 

Já pensou se por algum motivo você é rackeado e perde todos os seus e-mails? Pra isso que serve o arquivo morto, você tem um arquivo separado como um retrato do momento. Nossa dica é crie uma arquivo morto por ano e guarde em algum lugar e trabalhe com o ano corrente, isso faz com que sua caixa de e-mail fique mais leve e limite suas pesquisas a um período mais específico. Se você usa apenas o webmail para organizar e-mails, criar arquivo morto será um problema pois dependerá dos recurso disponíveis no servidor de e-mails escolhido, nesse caso é fundamental usar um programa de e-mails.

 

7. POP ou IMAP

 

Para utilizar o seus e-mails via POP ou IMAP é necessário a utilização de um programa de e-mails, exemplo : Outlook, Thunderbird, LiveMail etc. De forma resumida o protocolo POP baixa as mensagens do servidor e salva localmente em seu computador, por padrão ele não deixa cópia das mensagens no webmail, a menos que seja marcada a opção de manter cópia, já o IMAP faz um sincronismo de todas as pastas de sua conta e deixa o status das mensagens igual tanto no webmail como no programa de e-mail escolhido, ambos tem suas vantagens, mas pra quem precisa ter rápido acesso a todos os seus e-mails de qualquer lugar, sugerimos configurar os e-mails como IMAP.

 

8. QUANDO NÃO USAR O E-MAIL

 

Para troca de mensagens rápidas, opte por outros serviços como Whatsapp, Goolge Talk etc., deixe o e-mail para formalidades que exijam arquivamento de informações.

Esperamos que as dicas ajude você a ter menos dor de cabeça com e-mails.

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